I likhet med øvrige selskapsformer har det lenge vært et krav om at generalforsamlinger og årsmøter i boligselskaper (borettslag og eierseksjonssameier) skal gjennomføres fysisk. Fra 1. april 2021 ble både borettslagsloven og eierseksjonsloven endret slik at vi nå har en full likestilling av fysiske og elektroniske møter.
 

Vi har tidligere skrevet om tilsvarende lovendringer i foretakslovgivningen her.

Fra midlertidige koronalover til permanente lovendringer

Endringene kommer på bakgrunn av erfaringer med digital gjennomføring av møter under koronapandemien, og de midlertidige lovene som gjaldt vedrørende dette. Undersøkelser utført av OBOS viste blant annet at digitale møter førte til økt deltakelse. De nye reglene gir foretakene større fleksibilitet, og innebærer at de selv kan velge om de ønsker å holde fysiske eller elektroniske generalforsamlinger og årsmøter.
 

Hva regnes som elektroniske møter?

Elektroniske møter kan gjennomføres i mange ulike former. Både fjernmøter, e-post og telefon omfattes av begrepet. Også skriftlig behandling, f.eks. gjennom møteapplikasjoner som ikke har lyd, video eller bilde, og som er åpne over en lengre periode, godtas. Kombinasjoner kan også være mulig, f.eks. fysisk møte med mulighet for oppkobling via videolink. Lovene åpner ikke for forhåndsstemmer.
 

Elektronisk generalforsamling/årsmøte

Det er i utgangspunktet styret i boligselskapet som skal bestemme møteformen. Fysisk møte skal imidlertid gjennomføres dersom minst to andelseiere/seksjonseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det.
 

Valg av møteform må dessuten oppfylle visse krav. Styret må for det første sørge for en «forsvarlig gjennomføring», og det må sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte oppfylles. Det innebærer blant annet at lovens saksbehandlingsregler skal følges.
 

Videre må stemmegivning og opptelling av deltakere være betryggende. Dette er ifølge forarbeidene først og fremst et krav om notoritet og etterprøvbarhet. Det kan for eksempel stilles krav om bekreftelse av deltakernes identitet ved innlogging/stemmegivning ved hjelp av passord eller PIN-kode, fingeravtrykk og engangskoder osv. Likevel åpner forarbeidene for at det i mindre boligselskaper hvor «alle kjenner alle» kan lempes på kravene til bekreftelse av identitet. Det vil typisk gjelde dersom et årsmøte eller en generalforsamling gjennomføres ved bruk av en videokonferanseløsning.

Styret har også en generell plikt til å sikre at alle som ønsker å delta på årsmøter og generalforsamlinger, får deltatt på egnet vis. Det gjelder altså uavhengig av den enkelte deltakers digitale kompetanse og tilgang på digitale verktøy. Her kan man tenke seg mange løsninger, f.eks. oppfordring om bruk av fullmakt, delta sammen med andre beboere osv. Husk at «forsvarligheten» alltid må vurderes. Plikten kan med andre ord resultere i at møtet må gjennomføres fysisk.
 

Noen momenter som man bør ta hensyn til ved valg av møteform er bl.a.:

• Boligselskapets størrelse
• Type saker som skal behandles; grad av kompleksitet, behov for diskusjon, enkle saker/»formalia»
• Beboernes ønsker og behov
• Beboernes digitale «evner» og muligheter

Forholdet til personvernregelverket

Det er viktig å huske på at ved gjennomføring av elektroniske møter gjelder personvernreglene i tillegg. Blant annet kreves det et rettslig grunnlag i personvernforordningen art. 6 nr. 1.

Samtykke kan være et aktuelt behandlingsgrunnlag, men på grunn av de strenge kravene til gyldige samtykker er dette ifølge forarbeidene et mindre egnet behandlingsgrunnlag i slike tilfeller.

Det mest aktuelle vil nok være å basere seg på en interesseavveining. Styrets ønske om å effektivisere boligselskapets arbeid vil kunne være en berettiget interesse i så måte. Personopplysningene som behandles vil som regel knytte seg til innloggingen, f.eks. e-postadresse, samt tid og sted for innloggingen. E-postadresser anses for å være mindre beskyttelsesverdige personopplysninger. Samtidig er det et relevant forhold mellom boligselskapet og beboerne. Beboerne eier bolig sammen, har mange felles interesser og har valgt et styre til å representere dem og må ha tillit til at styret ikke misbruker personopplysningene. Ofte vil dermed fordelene med elektroniske møter veie tyngre enn den enkeltes personvernhensyn i slike tilfeller.

I konkrete tilfeller kan det også tenkes at personopplysninger vil bli behandlet under selve møtet, og da må man ta det i betraktning i interesseavveiningen.
 

Husk også at den som drifter den tekniske løsningen som benyttes kan anses som databehandler og man må da inngå en databehandleravtale.

Del på facebook

Del på LinkedIn